Posted On: 2020-10-27
Closing On: 2020-12-18
Location: Toronto, ON
Effective: January 2021
Employment Type: Contract
Level: Intermediate

Job Description

Position: Maternity Leave Replacement (January 2021 – March 2022)  

Position Type: Full Time - Long Term Replacement Contract

Hours of work: 9.00 am to 5.00 pm, Monday to Friday

Location: Remote, working from home with the possibility to return to Toronto Campus - 306 Lawrence Avenue East, Toronto, Ontario, M4N 1T7

Branch: Foundation department

Start Date: January 2021


About The Position 

Reporting to the Director of Philanthropy and Alumni Relations, the Officer, Alumni Relations Officer will be responsible for managing a robust alumni program and implementing an effective engagement strategy to build alumni relationships and a culture of philanthropy among TFS’ 3,125 alumni. The Alumni Relations Officer will be responsible for executing strategic events and programs, communication initiatives and launching digital platforms to grow engagement among the alumni community. As an integral member of the TFS Foundation, you will be a main point of contact for our alumni community members, the TFS Alumni Association Executive, and the Alumni Recognition Committee.

The Alumni Relations Officer is responsible for the following: 

  • In conjunction with the Director of Philanthropy and Alumni Relations, develop and implement the alumni relations strategy to achieve annual engagement and philanthropy goals with alignment to TFS’ upcoming Capital Campaign
  • In conjunction with the Director of Philanthropy and Alumni Relations, manage the alumni relations budget and execute programs within available resources by monitoring and tracking expenses within the budget.
  • To create and implement innovative programs to achieve engagement goals such as:

                  o Manage digital platforms for alumni engagement and communication

                  o Identify and coordinate mentorship opportunities between alumni, young alumni and current students

                  o Manage alumni awards and the awarding process, in working with key nominating and selection committees

                  o Plan and execute impactful, high quality alumni events and act as main contact with vendors

                  o Work with colleagues from the TFS Archives to leverage resources and create exceptional alumni experiences


  •  To elevate and provide leadership in the planning and execution of the annual program in order to raise funds for established priorities such as:

                  o Set revenue goals for stakeholder appeals, in liaison with the Director of Philanthropy and Alumni Relations

                  o Plan and execute four annual appeal letters and develop marketing and solicitation materials, in liaison with Marketing and Communications as required

                  o Strategize and manage the annual class fund appeal

                  o Explore opportunities to introduce new program offerings

                  o Report and analyze annual fund performance

                  o Provide analysis and statistics of program outcomes and key learnings, with support from the Advancement Services team

  • Evaluate program performance through measurement and tracking and make recommendations for changes to enhance engagement effectiveness and philanthropic affinity.
  • Collaborate with the Major Gifts team to identify and cultivate potential donors, while providing exceptional stewardship to current alumni donors. 
  • Lead content development for the school’s and alumni’s communications (including blogs, newsletters, reports, social media posts, etc.).
  • Maintain current and accurate information in Raiser’s Edge.
  • Other projects/duties as assigned.  


What We Offer


We operate in a fast paced, stimulating and multilingual environment as a small, dynamic team where relationships and mutual support are fundamental to how we operate and achieve our goals. Beyond this exceptional environment, TFS offers competitive employment packages, including:

  • Compensation
  • Benefits
  • Professional development and personal growth
  • Working in a school environment that is supportive of parents/families, we offer generous vacation time and flexible working conditions during the summer months and during other scheduled school holidays (i.e. Winter break)


 To find out more about the TFS offer, please visit our website.


Who We Are Looking For 


We recruit candidates who embrace our TFS values of integrity, discernment, respect and engagement. The ideal individual for this position will have the below:  


Experience in:

  • Strategic planning and program execution
  • Alumni Relations and/or fundraising
  • Working in Independent Schools is an asset
  • Knowledge of Canadian philanthropic environments and understanding sector trends
  • Event planning, execution and management
  • Develop and manage social media content and platforms
  • Budget management and expense tracking
  • Recruiting, managing, and motivating volunteers



  • Relevant university degree and/or post graduate certificate (or equivalent) in fundraising, event management and/or alumni relations
  • 5 years of experience in alumni relations, fundraising and/or program management with a proven track record of success
  • Consideration will be given to a combination of education and experience


Required competencies:

  • Fluent in English; knowledge of French or Mandarin is an asset
  • Outstanding communication skills (written and verbal)
  • Excellent interpersonal skills and ability to build relationships across multiple constituencies
  • Excellent problem-solving skills and solution orientation; sound decision-making ability with a positive "can do" attitude
  • Experience with Raiser’s Edge, Graduway and Net Directories is an asset
  • Excellent Microsoft Office skills (Word, Excel, PowerPoint)
  • Strong event management skills, with attention to details
  • Strong time management and project management skills; ability to establish priorities, plan and manage multiple activities with coinciding deadlines
  • Continuous improvement orientation through excellent data measurement and analysis
  • Ability to calmly and effectively work in a fast-paced environment and be adaptable to changing needs
  • Working with and supporting volunteers, committees and colleagues
  • Works well independently and as a team player

TFS is committed to providing accommodations for people with disabilities. If you require an accommodation, do not hesitate to contact us.

Interested and qualified candidates should submit a cover letter and a resume here as soon as possible. As we do not accept direct applications, please use the candidate portal through the link provided.


Poste : Remplacement de congé de maternité (Janvier 2021 – Mars 2022)

Type : Poste à temps plein – Contrat de remplacement à long terme

Heures de travail : 9h00 à 17h00, du lundi au vendredi

Lieu : Télétravail, avec possibilité de retour au campus de Toronto - 306 Lawrence Avenue East, Toronto, Ontario, M4N 1T7

Branche: Fondation

Date de début : Janvier 2021


Le poste

Sous la responsabilité de la Directrice de la philanthropie et des relations avec les anciens élèves, le-la gestionnaire des relations avec les anciens élèves et du programme annuel sera responsable de la gestion d'un programme solide et de la mise en œuvre d'une stratégie d'engagement efficace pour établir des relations avec les anciens et une culture de la philanthropie chez les 3,125 anciens de TFS. Il/Elle sera responsable de l'exécution des événements et des programmes stratégiques, des initiatives de communication et du lancement des plateformes numériques pour accroître l'engagement au sein de la communauté des anciens. En tant que membre à part entière de la Fondation TFS, vous serez le principal point de contact pour les membres de la communauté des anciens, le comité exécutif de l'association des anciens de TFS et le comité de reconnaissance des anciens.


Le-la gestionnaire des relations avec les anciens élèves et du programme annuel sera responsable des activités suivantes : 

  • En collaboration avec la Directrice de la philanthropie et des relations avec les anciens élèves, élaborer et mettre en œuvre la stratégie de relations avec les anciens élèves afin d'atteindre les objectifs annuels d'engagement en harmonie avec la prochaine campagne de financement de TFS.
  • En collaboration avec la Directrice de la philanthropie et relations avec les anciens élèves, gérer le budget des relations des diplômés et exécuter les programmes dans les limites des ressources disponibles en surveillant et en suivant les dépenses dans le cadre du budget.

                  o Créer et mettre en œuvre des programmes novateurs pour atteindre des objectifs d'engagement tels que :Gérer des plates-formes numériques pour l'engagement et la       communication avec les anciens élèves.

                  o Identifier et coordonner les possibilités de mentorat entre les anciens, les jeunes anciens et les étudiants actuels.

                  o Gérer les prix des anciens et le processus d'attribution, en travaillant avec les principaux comités de nomination et de sélection.

                  o Planifier et organiser des événements importants et de grande qualité pour les anciens élèves et agir en tant que contact principal avec les fournisseurs.

                  o Travailler avec des collègues des archives de TFS pour tirer parti des ressources et créer des expériences exceptionnelles pour les anciens élève.

  • Pour élever et assurer la direction dans la planification et l'exécution du programme annuel afin de lever des fonds pour les priorités établies telles que :


                  o Fixer des objectifs de recettes pour les appels des parties prenantes, en liaison avec le directeur de la philanthropie et des relations avec les anciens élèves

                  o Planifier et exécuter quatre lettres d'appel annuelles et élaborer des documents de marketing et de sollicitation, en liaison avec le service Marketing & Communications comme requis

                  o Définir une stratégie et gérer le recours annuel au fonds de classe

                  o Explorer les possibilités d'introduire de nouvelles offres de programmes

                  o Rendre compte et analyser les performances annuelles des fonds

                  o Fournir une analyse et des statistiques sur les résultats du programme et les principaux enseignements, avec le soutien de l'équipe des services de promotion


  • Évaluer le rendement du programme au moyen de mesures et d'un suivi et recommander des changements pour améliorer l'efficacité de l'engagement et les affinités philanthropiques.
  • Collaborer avec l'équipe des dons majeurs afin d'identifier et de cultiver des donateurs potentiels, tout en assurant une intendance exceptionnelle aux anciens donateurs actuels.
  • Diriger le développement du contenu des communications de l'école et des diplômés (y compris les blogues, les bulletins d'information, les rapports, les articles sur les médias sociaux, etc.)
  • Maintenir l'information à jour et précise dans Raiser's Edge.
  • Autres projets/fonctions selon l'affectation.  



Ce que nous offrons

 Nous évoluons dans un environnement multilingue, stimulant et dynamique où les relations et le soutien mutuel sont essentiels à notre fonctionnement et à l'atteinte de nos objectifs. Au-delà de cet environnement exceptionnel, TFS propose des offres d'emploi compétitives, notamment :

  • Rémunération
  • Avantages sociaux
  • Développement professionnel 
  • Travail dans un environnement scolaire qui soutient les parents/familles, nous offrons des vacances généreuses et des conditions de travail flexibles pendant l'été et pendant les autres vacances scolaires prévues (Exemples vacances d'hiver)


Pour en savoir plus sur l’offre TFS, veuillez visiter notre site.


La personne que nous cherchons


Nous recrutons des candidats qui mettent en évidence nos valeurs d’intégrité, de discernement, de respect et d’engagement. Le profil idéal est le suivant :



  • Planification stratégique et exécution des programmes.
  • Relations avec les anciens élèves et/ou collecte de fonds.
  • Dans une école indépendante est un atout.
  • Connaissance des milieux philanthropiques canadiens et compréhension des tendances du secteur.
  • Planification, exécution et gestion d'événements.
  • Développement et gestion de contenu et de plateformes dédiés aux médias sociaux.
  • Gestion budgétaire et suivi des dépenses.
  • Recrutement, gestion et motivation des bénévoles. 


  • Diplôme universitaire ou certificat d'études supérieures (ou l'équivalent) en collecte de fonds, en gestion d'événements ou en relations avec les anciens élèves.  
  • 5 ans d'expérience dans les relations avec les anciens élèves, la collecte de fonds et/ou la gestion de programmes avec un historique de succès prouvé. 
  • On tiendra compte d'une combinaison d'études et d'expérience. 

Compétences requises:

  • Parler couramment l'anglais ; la connaissance du français ou du mandarin est un atout.
  • Excellentes aptitudes à la communication (écrite et orale).
  • Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles et capacité d'établir des relations entre de multiples groupes d'intérêt.
  • Excellentes aptitudes à la résolution de problèmes et à l'orientation vers la solution ; bonne capacité de prise de décision avec une attitude positive de "savoir-faire".
  • Expérience avec Raiser's Edge, Graduway et Net Directories est un atout.
  • Excellentes compétences Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).   
  • Solides compétences en gestion d'événements, avec le souci du détail.
  • Solides compétences en gestion du temps et en gestion de projet ; capacité d'établir des priorités, de planifier et de gérer de multiples activités dans des courts délais.  
  • Orientation vers l'amélioration continue grâce à une excellente mesure et analyse des données.
  • Capacité à travailler calmement et efficacement dans un environnement où les activités se déroulent à un rythme rapide et de s'adapter à l'évolution des besoins.
  • Travailler avec et soutenir les bénévoles, les comités et les collègues.
  • Savoir travailler de façon autonome et en équipe.


TFS s’engage à rendre le procédé d’embauche plus accessible aux personnes handicapées. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des besoins particuliers.


Les candidats intéressés et qualifiés doivent soumettre une lettre de motivation et un CV ICI dès que possible. Nous n’acceptons pas les candidatures directes, veuillez donc utiliser notre portail de recrutement via le lien partagé.