Position: Permanent

Position Type: Full-time

Classification: Non-Unionized

Hours of Work: 9:00 am to 5:00 pm (with one-hour unpaid lunch), Monday to Friday

Location: 306 Lawrence Avenue East, Toronto, Ontario, M4N 1T7

Branch: TFS Foundation

Start Date: As soon as possible

About the position

Reporting to the President (CEO) of the Foundation, the Director of Operations and Alumni Relations is responsible for supporting the financial goals of the Foundation via strong operational leadership and strategic support.

The Director manages three direct reports: the Philanthropy & Advancement Services Specialist, Manager of Development Communications and Alumni Officer.

The incumbent works closely with the Foundation’s Major Gifts, Stewardship and Leadership Giving personnel to develop and implement fundraising strategies.

This role is critical in operationalizing all campaign initiatives, ensuring that plans and objectives are met.

The incumbent collaborates with the Office of the Head of School, Marketing and Communications, Enrolment Management, Finance, Human Resources, the TFS Board of  Directors and TFS Foundation Board of Directors, the TFS Alumni Association, the TFS Parents’ Association and alumni, parents and donors.

The position is broken down as follows: 25% advancement services and reporting, 20% management and leadership, 20% alumni relations, 20% communications, and 15% strategic and business planning.

Key Responsibilities

Advancement Services and Reporting

• Create best practices that guide the team’s approach to collecting data, protecting data, ensuring the data’s integrity and writing data-based reports in support of the fundraising staff, alumni relations group and senior leadership.
• Maximize the potential of various databases and third-party applications as they relate to fundraising and constituent engagement.
• Provide research-based advice on how to enhance TFS’s donor pipeline.
• Advise on research tools and support the creation of donor profiles and briefing notes.

Management and Leadership

• Manage a team dedicated to Foundation operations.
• Support, mentor and build the team’s skills.
• Advocate for the team’s needs and successes within TFS’s overall administrative organization.
• Work closely with the school’s Finance team on creating and managing the department budget, setting financial targets for funding priorities, ensuring accurate allocation of Foundation grants in keeping with the Boards’ and donors’ intentions, monitoring campaign progress.
• Work closely with the Enrolment Management office on matters related to the Foundation and the school’s scholarship and bursary programs.

Alumni Relations

• Develop strong relationships with members of the TFS Alumni Association and work with them to create and execute a multi-year Alumni Strategic Plan, succession planning, and the development of a local, national and international alumni branch engagement program.
• Oversee the annual Alumni of Distinction award program, the management of the annual Alumni Reunion, and other annual alumni programming.
• Collaborate with the Foundation Team on growing the Alumni Annual and Reunion Giving programs.
• Engage with Alumni who are also current parents and promote TFS as the school of choice among alumni for their own children.
• Be the internal advocate for alumni in the context of inclusion in Community Relations conversations.

Communications

• Work closely with the Marketing and Communication team to ensure alignment with the Schools’ brand and messaging.
• Oversee the development of and management of campaign-related communications to ensure the fundraising case for support is effectively articulated both internally and externally through various communications vehicles.
• Collaborate on producing items for the editorial calendar, including e-newsletters, reports and the school’s annual report. Assist in developing themes and topics, and in ensuring that content is produced and published on schedule.
• Help manage messages such that they are addressing the correct audiences, with specific emphasis on current parents and alumni.

Strategy and Business Planning

• Plan and monitor the strategic plan and budget for the TFS Foundation.
• Plan and execute targeted and comprehensive strategies, timelines and budgets.
• Create an operational plan, aligned with TFS’s overall strategic plan, that steers the Foundation team towards growth.
• Develop key performance indicators and best practices that will drive efficiencies within the Foundation.
• Develop reports and analysis that will support strategic resource allocation within the Foundation team.
• Contribute to campaign planning.

 

 

Who we are looking for

We recruit candidates who embrace TFS values of integrity, discernment. respect and engagement. The ideal candidate profile is as follows:

You are an operations professional who has worked within a professional fundraising and major gift organization. While you thrive on creating operational excellence, you are also a strong relationship manager who can build relationships with staff, donors and families. You understand that the ultimate goal of the operations function is to grow the revenue of the Foundation on behalf of the school.

You are a strategic and systemic thinker who can prioritize among multiple current goals while identifying what needs to be done in the future. You are good at measuring these priorities and communicating them to all key stakeholders, including your staff. You are always seeking ways to improve processes, which includes benchmarking other high-performing organizations. You are a builder who will always be looking for ways to improve our organization.

You will have a proven track record of managing staff and building them into a well-oiled team, providing them with a high level of accountability and autonomy. Your other operations skills include familiarity with financial analysis and reporting, and with systems and process thinking.

Because the position’s mandate is highly diverse and moves between funding objectives and operational functions, you must be extremely flexible, able to pick up and run with a variety of tasks, regardless of previous experience. And it is essential that you share the Foundations team’s “all hands-on deck” attitude — willing to jump in and help whenever and wherever it’s needed.

The Opportunity

As Director of Operations and Alumni Relations, you will be joining a fast-paced educational organization that thrives on excellence in an atmosphere that combines professionalism with a strong family-oriented and congenial culture. No two days will ever be the same in this multifaceted position that will demand the best of your strategic and operational abilities and expertise, both as a manager and an in-house advisor. The role offers an opportunity to build relationships with some of Canada’s most influential donors and families during the execution of an exciting capital campaign.

There are many benefits working with TFS including great benefits and pension and vacation time. Employees of TFS can apply for admission for their children from age two to graduation with reduced tuition fees. There are also opportunities for language instruction in French as well as annual professional development and training opportunities.

You will have a proven track record managing and mentoring staff and building them into a well-oiled team, providing them with a high level of accountability and autonomy.

Personal Attributes

You must be a smart, driven, creative and solution-oriented individual. You take the initiative and are able to cut through the clutter to see what needs to be done. You know how to have positive and productive relationships with a wide range of individuals, and when it’s necessary to assert yourself, can do so in a way that is constructive and respectful. You are empathetic, understanding that the best way to deal with conflict is by finding a resolution through communication. And you work hard, leading by example.

You work extremely well in tight knit teams that support each other. You put up your hand when a colleague needs support. And while this is an operational role, the person must be a strong relationship manager, communicator and front facing person when interacting with a wide range of stakeholders. You naturally enjoy interacting with others and building relationships with a wide range of individuals.

The school has multiple locations and leaders with established systems and procedures. You have experience working in a complex organization with patience and curiosity.

Because the position’s mandate is highly diverse and moves between funding objectives and operational functions, you must be extremely flexible, able to pick up and run a variety of tasks, regardless of previous experience. And it is essential that you share the Foundation team’s “all hands-on deck” attitude—willing to jump in and help whenever and wherever it’s needed.

Candidate Experience

You are an operations professional with seven to ten years of fundraising operations experience. You have worked within a professional fundraising and major gift organization, preferably in an environment with a significant number of individual donors. Ideally your background includes experience in a variety of operational areas including data, research and reporting, alumni relations, communications, strategic and business process improvement – any functions that support the revenue goals of the Foundation.

Core Competencies

• Excellent communications skills, both written and verbal.
• Adept at problem solving and strategic planning activities in a team setting.
• Able to build upon the existing strengths of the team, while adding new and creative programs and keeping current with new trends in fundraising.
• Strong business process improvement skills – is skilled at improving how things are done and asking, “how can we do it better?”
• A strategic and systematic thinker who can prioritize multiple current goals while identifying what needs to be done in the future. You are good at measuring these priorities and communicating them to all key stakeholders, including your staff.
• Excellent interpersonal and relationship-building skills.
• Expert in logistics, work-back schedules, and technology.
• Strong attention to detail, organization and planning.
• Adept at building out financial plans and tracking those plans throughout a project life cycle.
• Big picture thinker who can also be hands-on to support the team.
• Able to manage and support the needs of senior administrators, board members, and high-level fundraising volunteers.
• Thorough understanding of and experience dealing with high-net-worth individuals, including effective stewardship of individuals and leading groups of donors.
• Skilled at working with highly confidential information in a discrete and diplomatic manner.
• Committed to service and the value of an independent school environment.
• The ability to communicate in French or Mandarin would be an asset.
• Bachelor’s degree.

What we offer

TFS offers an exceptional and stimulating environment, along with competitive employment packages, including:

• Compensation
• Benefits
• Professional development

How to Apply

We thank all candidates in advance. We will, however, contact only those selected for an interview. To apply, please submit, in confidence, a resumé along with a cover letter that sets out your interest in the role and highlights the experience you have relevant to the role. Please state your salary expectations in your cover letter. The preferred method of application is online at searchsmartconnect.com/jobs

TFS welcomes applications from Indigenous peoples, persons with disabilities, visible minorities, persons of all sexual orientations and gender identities, and all others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities. If you require accommodation, please notify us in advance and we will work with you to meet your needs. TFS is committed to providing accommodation throughout the recruitment and selection process.

Effective for the 2023-24 school year, TFS highly recommends COVID-19 vaccination for all members of the community. New employees may share their vaccination status with the Human Resources Department upon the start of their employment, if they so choose.

 

Interested and qualified candidates should submit a cover letter and a résumé by August 10, 2023. Please use the candidate portal through the link provided HERE.

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Poste : Permanent

Type de poste : Temps plein

Classification : Non syndiqué

Heures de travail : de 9 h à 17 h (avec une heure de repas non rémunéré), du lundi au vendredi

Lieu de travail : 306 Lawrence Avenue East, Toronto, Ontario, M4N 1T7

Branche : Fondation TFS

Date de début: Dès que possible

Le poste

Sous la responsabilité du président de la Fondation, le directeur des opérations et des relations avec les anciens élèves est chargé de soutenir les objectifs financiers de la Fondation par un leadership opérationnel fort et un soutien stratégique.

Le directeur est placé sous la responsabilité directe de trois personnes : l’expert en philanthropie, le spécialiste des services de promotion, le responsable de la communication en matière de développement et le responsable des relations avec les anciens élèves.

Le titulaire du poste travaille en étroite collaboration avec le personnel de la Fondation chargé des dons majeurs, de l’intendance et des dons de dirigeants afin d’élaborer et de mettre en œuvre des stratégies de collecte de fonds.

Il joue un rôle essentiel dans l’opérationnalisation de toutes les initiatives de campagne, en veillant à ce que les plans et les objectifs soient atteints.

Le titulaire collabore avec le bureau du chef d’établissement, le marketing et la communication, la gestion des inscriptions, les finances, les ressources humaines, le conseil d’administration de TFS et le conseil d’administration de la Fondation TFS, l’association des anciens élèves de TFS, l’association des parents de TFS, les anciens élèves, les parents et les donateurs.

Le poste est réparti comme suit : 25 % de services d’avancement et de rapports, 20 % de gestion et de leadership, 20 % de relations avec les anciens élèves, 20 % de communications et 15 % de planification stratégique et commerciale.

Principales responsabilités

Services de promotion et rapports

• Créer des pratiques exemplaires qui guident l’approche de l’équipe en matière de collecte de données, de protection des données, de garantie de l’intégrité des données et de rédaction de rapports fondés sur des données à l’intention du personnel chargé de la collecte de fonds, du groupe chargé des relations avec les anciens élèves et de la haute direction.
• Maximiser le potentiel de diverses bases de données et applications tierces dans le cadre de la collecte de fonds et de l’engagement des citoyens.
• Fournir des conseils basés sur la recherche sur la façon d’améliorer le pipeline de donateurs de TSF.
• Donner des conseils sur les outils de recherche et soutenir la création de profils de donateurs et de notes d’information.

Gestion et leadership

• Gérer une équipe dédiée aux opérations de la Fondation.
• Soutenir, encadrer et développer les compétences de l’équipe.
• Défendre les besoins et les succès de l’équipe au sein de l’organisation administrative globale de TFS.
• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe financière de l’école pour créer et gérer le budget du département, fixer des objectifs financiers pour les priorités de financement, assurer l’attribution précise des subventions de la Fondation conformément aux intentions des conseils d’administration et des donateurs, contrôler l’avancement de la campagne.
• Travailler en étroite collaboration avec le bureau de gestion des inscriptions sur les questions liées à la Fondation et aux programmes de bourses de l’école.

Relations avec les anciens élèves

• Développer des relations solides avec les membres de l’association des anciens élèves de TSF et travailler avec eux pour créer et mettre en œuvre un plan stratégique pluriannuel pour les anciens élèves, la planification de la succession et le développement d’un programme d’engagement des branches locales, nationales et internationales des anciens élèves.
• Superviser le programme annuel d’attribution du prix Alumni of Distinction, la gestion de la réunion annuelle des anciens élèves et d’autres programmes annuels pour les anciens élèves.
• Collaborer avec l’équipe de la fondation pour développer les programmes de dons annuels et de dons pour la réunion des anciens.
• S’engager auprès des anciens élèves qui sont également des parents actuels et promouvoir TFS comme l’école de choix des anciens élèves pour leurs propres enfants.
• Défendre les intérêts des anciens élèves dans le cadre des discussions sur les relations avec la communauté.

Communication

• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe Marketing et Communication afin d’assurer l’alignement avec la marque et le message de l’école.
• Superviser l’élaboration et la gestion des communications liées à la campagne afin de veiller à ce que les arguments en faveur de la collecte de fonds soient efficacement articulés, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur, par le biais de divers moyens de communication.
• Collaborer à la production d’articles pour le calendrier éditorial, y compris les bulletins d’information électroniques, les rapports et le rapport annuel de l’école. Contribuer à l’élaboration de thèmes et de sujets et veiller à ce que le contenu soit produit et publié dans les délais.
• Aider à gérer les messages de manière à ce qu’ils s’adressent au bon public, en mettant l’accent sur les parents actuels et les anciens élèves.

Stratégie et planification des activités

• Planifier et contrôler le plan stratégique et le budget de la Fondation TFS.
• Planifier et exécuter des stratégies ciblées et globales, des calendriers et des budgets.
• Créer un plan opérationnel, aligné sur le plan stratégique global de TSF, qui oriente l’équipe de la Fondation vers la croissance.
• Développer des indicateurs de performance clés et des meilleures pratiques qui permettront de réaliser des gains d’efficacité au sein de la Fondation.
• Élaborer des rapports et des analyses qui soutiendront l’allocation stratégique des ressources au sein de l’équipe de la Fondation.
• Contribuer à la planification des campagnes.

Qui recherchons-nous

Nous recrutons des candidats qui adhèrent aux valeurs d’intégrité, de discernement, de respect et d’engagement de TFS. Le profil du candidat idéal est le suivant :

Vous êtes un professionnel des opérations qui a travaillé au sein d’une organisation professionnelle de collecte de fonds et de dons majeurs. Tout en recherchant l’excellence opérationnelle, vous êtes également un excellent gestionnaire de relations, capable de nouer des liens avec le personnel, les donateurs et les familles. Vous comprenez que le but ultime de la fonction opérationnelle est d’accroître les revenus de la Fondation au nom de l’école.

Vous êtes un penseur stratégique et systémique capable d’établir des priorités entre plusieurs objectifs actuels tout en identifiant ce qui doit être fait à l’avenir. Vous savez mesurer ces priorités et les communiquer à toutes les parties prenantes, y compris votre personnel. Vous êtes toujours à la recherche de moyens d’améliorer les processus, ce qui inclut l’analyse comparative d’autres organisations très performantes. Vous êtes un bâtisseur qui cherche toujours à améliorer notre organisation.

Vous avez fait vos preuves en matière de gestion du personnel et de constitution d’une équipe bien rodée, en lui accordant un niveau élevé de responsabilité et d’autonomie. Vos autres compétences opérationnelles incluent une bonne connaissance de l’analyse et des rapports financiers, ainsi que des systèmes et des processus de réflexion.

Le mandat du poste étant très diversifié et passant d’objectifs de financement à des fonctions opérationnelles, vous devez être extrêmement flexible, capable de prendre en charge et de mener à bien toute une série de tâches, quelle que soit votre expérience antérieure. En outre, il est essentiel que vous partagiez l’attitude de l’équipe des fondations, qui consiste à mettre la main à la pâte et à apporter son aide à tout moment et en tout lieu.

L’opportunité

En tant que directeur des opérations et des relations avec les anciens élèves, vous rejoindrez une organisation éducative en plein essor qui mise sur l’excellence dans une atmosphère alliant professionnalisme et culture familiale et conviviale. Les journées se suivent et ne se ressemblent pas dans ce poste aux multiples facettes qui exigera de vous le meilleur de vos capacités stratégiques et opérationnelles et de votre expertise, à la fois en tant que gestionnaire et conseiller interne. Ce poste offre la possibilité de nouer des relations avec certains des donateurs et des familles les plus influents du Canada au cours de l’exécution d’une campagne d’investissement passionnante.

Travailler chez TFS présente de nombreux avantages, notamment des avantages sociaux, un régime de retraite et des congés. Les employés de TFS peuvent demander l’admission de leurs enfants de l’âge de deux ans jusqu’à l’obtention de leur diplôme avec des frais de scolarité réduits. Il existe également des possibilités d’apprentissage de la langue française ainsi que des opportunités annuelles de développement professionnel et de formation.

Vous avez fait vos preuves en matière de gestion et d’encadrement du personnel et avez réussi à en faire une équipe bien rodée, en lui fournissant un niveau élevé de responsabilité et d’autonomie. Un niveau élevé de responsabilité et d’autonomie.

Attributs personnels

Vous devez être une personne intelligente, motivée, créative et orientée vers la recherche de solutions. Vous prenez l’initiative et êtes capable de faire la part des choses pour savoir ce qu’il faut faire. Vous savez entretenir des relations positives et productives avec un large éventail de personnes et, lorsqu’il est nécessaire de vous affirmer, vous pouvez le faire d’une manière constructive et respectueuse. Vous faites preuve d’empathie et comprenez que la meilleure façon de gérer les conflits est de trouver une solution par la communication. Et vous travaillez dur, en montrant l’exemple.

Vous travaillez très bien au sein d’équipes soudées qui se soutiennent mutuellement. Vous tendez la main lorsqu’un collègue a besoin d’aide. Bien qu’il s’agisse d’une fonction opérationnelle, la personne doit être un excellent gestionnaire de relations, un communicateur et une personne de premier plan lorsqu’elle interagit avec un large éventail de parties prenantes. Vous aimez naturellement interagir avec les autres et établir des relations avec un large éventail de personnes.

L’école a plusieurs sites et des responsables avec des systèmes et des procédures établis. Vous avez l’habitude de travailler dans une organisation complexe avec patience et curiosité.

Le mandat du poste étant très diversifié et passant d’objectifs de financement à des fonctions opérationnelles, vous devez être extrêmement flexible, capable de prendre en charge et d’exécuter une variété de tâches, quelle que soit votre expérience antérieure. Il est également essentiel que vous partagiez l’attitude de l’équipe de la Fondation, qui consiste à mettre la main à la pâte et à apporter son aide à tout moment et en tout lieu.

Expérience du candidat

Vous êtes un professionnel des opérations avec sept à dix ans d’expérience dans les opérations de collecte de fonds. Vous avez travaillé au sein d’une organisation professionnelle de collecte de fonds et de dons majeurs, de préférence dans un environnement comptant un nombre important de donateurs individuels. Idéalement, vous avez de l’expérience dans divers domaines opérationnels, notamment les données, la recherche et les rapports, les relations avec les anciens élèves, la communication, l’amélioration des processus stratégiques et opérationnels – toutes les fonctions qui soutiennent les objectifs de la Fondation en matière de revenus.

Compétences de base

• Excellentes compétences en matière de communication, tant écrite qu’orale.
• Adepte de la résolution de problèmes et des activités de planification stratégique en équipe.
• Capable de s’appuyer sur les forces existantes de l’équipe, tout en ajoutant des programmes nouveaux et créatifs et en se tenant au courant des nouvelles tendances en matière de collecte de fonds.
• Solides compétences en matière d’amélioration des processus d’entreprise – habile à améliorer la façon dont les choses sont faites et à se demander “comment pouvons-nous faire mieux ?”
• Vous êtes un penseur stratégique et systématique, capable d’établir des priorités entre plusieurs objectifs actuels tout en identifiant ce qui doit être fait à l’avenir. Vous savez mesurer ces priorités et les communiquer à toutes les parties prenantes, y compris votre personnel.
• Vous avez d’excellentes compétences interpersonnelles et relationnelles.
• Vous êtes un expert en logistique, en calendrier de travail et en technologie.
• Vous avez le sens du détail, de l’organisation et de la planification.
• Adepte de l’élaboration de plans financiers et du suivi de ces plans tout au long du cycle de vie d’un projet.
• Vous avez une vision d’ensemble, mais vous pouvez aussi vous mettre au travail pour soutenir l’équipe.
• Capable de gérer et de répondre aux besoins des administrateurs principaux, des membres du conseil d’administration et des bénévoles de haut niveau chargés de la collecte de fonds.
• Compréhension approfondie et expérience des relations avec les personnes fortunées, y compris la gestion efficace des individus et des principaux groupes de donateurs.
• Habileté à travailler avec des informations hautement confidentielles de manière discrète et diplomatique.
• Engagement en faveur du service et de la valeur d’un environnement scolaire indépendant.
• La capacité à communiquer en français ou en mandarin serait un atout.
• Baccalauréat.

Ce que nous offrons

TFS offre un environnement exceptionnel et stimulant, ainsi que des conditions d’emploi compétitives :

• Rémunération
• Des avantages sociaux
• Développement professionnel

Comment postuler

Nous remercions d’avance tous les candidats. Toutefois, nous ne contacterons que les personnes sélectionnées pour un entretien. Pour postuler, veuillez soumettre, en toute confidentialité, un curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation qui expose votre intérêt pour le poste et met en évidence l’expérience que vous possédez en rapport avec le poste. Veuillez indiquer vos prétentions salariales dans votre lettre de motivation. La méthode préférée de candidature est en ligne à searchsmartconnect.com/jobs

TFS accueille les candidatures des peuples indigènes, des personnes handicapées, des minorités visibles, des personnes de toutes orientations sexuelles et identités de genre, et de tous ceux qui possèdent les compétences et les connaissances nécessaires pour s’engager de manière productive auprès de diverses communautés. Si vous avez besoin d’aménagements, veuillez nous en informer à l’avance et nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins. TFS s’engage à fournir des aménagements tout au long du processus de recrutement et de sélection.

 

À compter de l’année scolaire 2023-24, TFS recommande fortement la vaccination contre le COVID-19 à tous les membres de la communauté. Les nouveaux employés peuvent, s’ils le souhaitent, partager leur statut vaccinal avec le département des ressources humaines au début de leur emploi.

 

Les candidats intéressés et qualifiés doivent envoyer une lettre de motivation et un curriculum vitae au plus tard le 10 août 2023. Veuillez utiliser le portail des candidats via le lien fourni ICI.