Autism Ontario is a charitable organization with a history of over 49 years representing the thousands of people on the autism spectrum and their families across Ontario. Made up of knowledgeable parents, professionals, and autistic self-advocates who can speak to the key issues that impact those with autism and their families, Autism Ontario is the province’s leading source of information and referral on autism, and one of the largest collective voices representing the autism community. Members are connected through a regional model across the Province of Ontario. Our mission is to create a supportive and inclusive Ontario for autism and we value collaboration, respect, accountability and being evidence informed.

Successful applicants will be required to show proof of full vaccination or a documented medical exemption upon hire.

Job Summary:

We are seeking a dynamic, experienced, driven, and collaborative fundraising professional to join the Fund Development team at Autism Ontario.

Reporting directly to the Fund Development and Community Engagement Manager, the Fund Development and Database Administrator is responsible for administration of the organization’s CIVI fundraising database, including all fundraising data production related to direct marketing communications, stewardship, and reporting.

This is a largely remote position with 1 day a week in our Toronto Office in Liberty Village.

Working in close partnership with the Fund Development, Marketing and Communications, and Finance teams, and supporting the Grants Supervisor, the Database and Fund Development Administrator will ensure the implementation of, and adherence to, best practices and standards of fundraising data management with the performance of regular audits and monitoring of gift entry/processing.

The Fund Development and Database Administrator will strive for data integrity, quality, and architecture to optimize the functionality and reporting capacity of the database, working collaboratively with colleagues to understand and support charitable needs across various programs. The incumbent will also oversee and support the cross-functionality and integration of fundraising software and various fundraising/communication tools related to payment processing, analytics and email service providers.

These responsibilities are accomplished while actively participating in a fast-paced, team environment with multiple priorities and competing deadlines. Demanding, challenging, and exciting, this role requires a motivated and meticulous individual with database expertise, fundraising experience and a proven ability to work in a department experiencing considerable ongoing change.

Title: Fundraising and Database Administrator

Reports to: Fund Development and Community Engagement Manager

Location: This is a largely remote position with 1 day a week in our Toronto Office in Liberty Village.

Hours: 37.5 hours per week including some evenings and weekends

Annual Salary: $60,000 to $65,000 per year

Key Responsibilities:

Fund Development

• Develop and implement strategies for Prospect Research to identify individual and corporate mid-level and major gift donors
• Develop and maintain the structure for building a prospective donor pipeline.
• Work with the Fundraising Team to achieve annual performance metrics and financial targets
• Support the Fund Development and Community Engagement Manager and the Grants Supervisor roles in the execution of their Major Giving portfolios.
• Work with the IT Department in the management and maintenance of the database, including helping generate reports, gift processing, and generating and sending tax receipts for donations when required
• Support the fundraising-related administration for Annual Fund and Monthly Giving
• Conduct thank you calls, respond to inquiries, and act as the primary contact and liaison for donors’ administrative needs
• Pull queries required for appeals, reports, and other deliverables
• Support administrative needs for quarterly Board Reporting
• Proofread deliverables including proposals and appeals.

Database Administration Functions

• Oversee various Fundraising functions of the organizations database (CIVI), including gift entry/processing and the production of donor acknowledgment letters and tax receipts
• Adhere to existing organizational rules, practices, procedures, and policies to maintain high data quality and integrity
• Develop new organizational rules, practices, policies, and procedures, as required, to support critical fundraising functions and meet departmental objectives and organizational goals
• Provide service and technical infrastructure support of the CIVI database
• Manage CIVI data updates and software administration
• Oversee and support the cross-functionality and integration of software and various online fundraising &communication platforms related to payment processing, analytics and email service providers
• Ensure compliance with all aspects of legislation affecting privacy and CRA receipting guidelines and best practices

Reporting & Analysis

• Work collaboratively with colleagues to provide CIVI subject matter expertise and data-driven strategic insights and direction to support business needs
• Optimize data integrity, quality, and architecture to maximize the functionality and reporting capacity of the database
• Configure, test and deploy custom reports and dashboards
• Create queries and produce reports and dashboards for analysis of fundraising/campaign KPIs, donor analysis, and donor segmentation/targeting
• Support donor migration strategies, pipeline development, and prospect identification
• Provide accurate monthly/yearly financial reporting and support reconciliation procedures, ensuring deadlines are met as established by the Fund Development and Community Engagement Manager and the Manager of Accounting.
• Produce and provide various other ad hoc reports and reconciliations as required from Finance.
• Set up and manage an integration with IWAVE.

Qualifications:

• A minimum of 2-3 years of progressive experience in similar functions in a non-profit environment with donor databases and spreadsheet software, preferably with CIVI, Salesforce or Raiser’s Edge, and Excel.
• Experience with Moneris, iATS and AKA raisin is an asset
• Blackbaud Certification (bCRE designation) is a strong asset
• Demonstrated knowledge and expertise in all aspects of legislation affecting privacy and CRA receipting guidelines and best practices
• Demonstrated ability to coordinate and manage multiple initiatives, and to facilitate the implementation of projects within established timeframes.
• Highly developed problem solving and negotiation skills to achieve project goals and objectives;
• Ability managing ambiguity and a rapidly evolving department while providing planning and structure to support change and advance the department responsibly.
• Experience working with other online fundraising platforms including Canada Helps, Benevity and the United Way is an asset
• An ability to prioritize and manage multiple tasks, using a variety of collaborative tools including Zoom and Teams.
• Previous migration experience with a desire to meticulously follow industry best practice is an asset.
• Reputation for integrity and high ethical standards.
• A willingness to live the Autism Ontario values and culture code and maintain a high level of Professionalism

Qualified applicants should submit a resume and cover letter to hr@autismontario.com stating: “Database and Fundraising Administrator” in the subject line by August 3^rd, 2022. We thank everyone for their interest in this position; however, only those candidates invited to interview with us will be contacted.

Autism Ontario is an equal opportunity employer committed to maximizing the diversity of our organization, and actively encourages individuals on the autism spectrum and from all equity seeking groups to apply. We are pleased to consider all qualified applicants for employment without regard to race, colour, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, age, disability, protected veterans status or any other legally protected factors.

Autism Ontario is committed to providing a barrier-free work environment in concert with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act and the Ontario Human Rights Code. As such, Autism Ontario will make accommodations available to applicants with disabilities upon request during the hiring process.

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Autisme Ontario est une organisation de bienfaisance qui, depuis 49 ans, représentent les milliers de personnes autistes en Ontario et leurs familles. Notre organisation compte dans ses rangs des parents, des professionnels et des auto-représentants autistes, qui sont bien informés et en mesure d’aborder les principales questions qui ont une incidence sur les personnes autistes et leurs familles. Autisme Ontario est la source principale d’information et de référence sur l’autisme et elle constitue une des plus importantes voix collectives au service de la communauté de l’autisme. Les membres d’Autisme Ontario peuvent s’appuyer sur un réseau de bénévoles répartis dans sept régions à travers la province. Notre mission consiste à bâtir un Ontario plus solidaire et inclusif pour les personnes autistes, et nous accordons une grande importance à la collaboration, aux actions de responsabilisation, au respect, et aux informations éclairées par des preuves.

Les candidats retenus devront présenter une preuve de vaccination complète ou un document d’exemption médicale au moment de leur embauche.

Résumé des fonctions :

Nous sommes à la recherche d’un professionnel de la collecte de fonds dynamique, chevronné, motivé et ayant l’esprit d’équipe pour se joindre à l’équipe de développement des fonds d’Autisme Ontario.

Relevant directement du gestionnaire du développement des fonds et de l’engagement communautaire, l’administrateur de base de données et de la collecte de fonds est responsable de la gestion de la base de données CiviCRM relative aux collectes de fonds, y compris de la production de données de collecte de fonds liées aux communications de marketing direct, à la gestion et à la production de rapports.

Il s’agit d’un poste principalement à distance, à l’exception d’une journée de travail par semaine à notre bureau de Toronto situé dans le quartier Liberty Village.

L’administrateur de base de données et de la collecte de fonds collaborera étroitement avec les équipes des finances, du développement des fonds et du marketing et des communications en plus de soutenir le superviseur des subventions afin d’assurer la mise en œuvre et le respect des meilleures pratiques et des normes de gestion des données de collecte de fonds à l’aide de vérifications régulières et du suivi de la réception et du traitement des dons.

L’administrateur de base de données et de la collecte de fonds s’efforcera d’assurer l’intégrité, la qualité et l’architecture des données afin d’optimiser la fonctionnalité et la capacité à produire des rapports de la base de données tout en collaborant avec ses collègues afin de comprendre et de soutenir les besoins en financement des divers programmes. Le titulaire du poste surveillera et soutiendra également la polyvalence et l’intégration des logiciels de collecte de fonds et des différents outils de communication et de collecte de fonds liés au traitement des paiements, à l’analyse des données et aux fournisseurs de services de courriel.

Ces tâches seront accomplies tout en participant activement à un environnement dynamique et collaboratif qui implique de multiples priorités et échéances concurrentes. Ce rôle exigeant et passionnant, aux nombreux défis, requiert une personne motivée et méticuleuse possédant de l’expertise en matière de base de données, de l’expérience en collecte de fonds et une capacité éprouvée à travailler au sein d’un service qui subit des changements importants.

Titre : administrateur de base de données et de la collecte de fonds

Supérieur immédiat :  gestionnaire du développement des fonds et de l’engagement communautaire

Lieu de travail : il s’agit d’un poste principalement à distance, à l’exception d’une journée de travail par semaine à notre bureau de Toronto situé dans le quartier Liberty Village.

Heures : 37,5 heures par semaine incluant des soirs et fins de semaine

Salaire : de 60 000 $ à 65 000 $ par année

Responsabilités principales :

Développement des fonds

• Élaborer et mettre en œuvre des stratégies permettant d’identifier des donateurs potentiels, tels que des particuliers et des entreprises faisant des dons de taille moyenne ou substantielle.
• Élaborer et maintenir la structure permettant la création d’un réseau de donateurs potentiels.
• Collaborer avec l’équipe de la collecte de fonds afin d’atteindre les mesures de rendement annuel et les objectifs financiers.
• Soutenir le gestionnaire du développement des fonds et de l’engagement communautaire et le superviseur des subventions dans la réalisation de leurs listes de donateurs importants.
• Collaborer avec le service des TI dans le cadre de la gestion et de l’entretien de la base de données, y compris en contribuant à la production de rapports, au traitement des dons ainsi qu’à la production et à l’envoi de reçus fiscaux pour les dons, si nécessaire.
• Soutenir l’administration des aspects liés à la collecte de fonds du fonds annuel et des dons mensuels.
• Faire des appels de remerciement, répondre aux demandes et agir à titre de personne-ressource et d’intermédiaire pour les besoins administratifs des donateurs.
• Extraire les requêtes nécessaires pour les appels de fonds, les rapports et les autres livrables.
• Soutenir les besoins administratifs du rapport trimestriel du conseil d’administration.
• Relire les livrables, notamment les propositions et les appels de fonds.

Tâches liées à l’administration de la base de données

• Superviser diverses fonctions liées au financement de la base de données de l’organisation (CiviCRM), y compris la réception et le traitement de dons et la production d’accusés de réception et de reçus fiscaux pour les donateurs.
• Adhérer aux règles, aux pratiques, aux procédures et aux politiques en place afin de maintenir une qualité et une intégrité élevées des données.
• Au besoin, élaborer de nouvelles règles, pratiques, politiques et procédures organisationnelles afin de soutenir les activités essentielles de financement et d’atteindre les objectifs du service et de l’organisation.
• Assurer le service et le soutien de l’infrastructure technique de la base de données CiviCRM.
• Gérer les mises à jour des données CiviCRM et le logiciel.
• Superviser et soutenir la polyvalence et l’intégration du logiciel de collecte de fonds et des différentes plateformes de communication et de collecte de fonds liées au traitement des paiements, à l’analyse des données et aux fournisseurs de services de courriel.
• Veiller au respect de tous les aspects légaux liés à la confidentialité et des directives et des meilleures pratiques liées aux reçus de l’ARC.

Rapports et analyses

• Collaborer avec ses collègues pour fournir son expertise sur CiviCRM ainsi que des indications stratégiques et des directives axées sur les données pour soutenir les besoins de l’organisme.
• Assurer l’intégrité, la qualité et l’architecture des données afin d’optimiser la fonctionnalité et la capacité à produire des rapports de la base de données.
• Configurer, tester et déployer des rapports et des tableaux de bord personnalisés.
• Créer des requêtes, générer des rapports et créer des tableaux de bord pour analyser les indicateurs de rendement clés du financement et des campagnes, et effectuer des analyses, une segmentation et un ciblage des donateurs.
• Soutenir les stratégies de migration des donateurs, l’élaboration d’un réseau et l’identification de donateurs potentiels.
• Fournir des rapports financiers mensuels et annuels précis et soutenir les procédures de rapprochement afin de s’assurer que les échéances établies par le gestionnaire du développement des fonds et de l’engagement communautaire et par le gestionnaire de la comptabilité sont respectées.
• Générer et fournir divers autres rapports spéciaux et rapprochements, conformément aux demandes de l’équipe des finances.
• Configurer et gérer l’intégration à iWave.

Qualifications et compétences requises :

• De deux à trois ans d’expérience progressive à un poste semblable au sein du secteur à but non lucratif avec des bases de données de donateurs et des logiciels de tableur, de préférence CiviCRM, Salesforce ou Raiser’s Edge et Excel
• De l’expérience avec Moneris, iATS et Raisin d’A.K.A. est un atout.
• La certification Blackbaud (désignation bCRE) est un atout majeur.
• Des connaissances et une expertise éprouvées dans tous les aspects légaux liés à la confidentialité et dans les directives et les meilleures pratiques relatives aux reçus de l’ARC.
• Des capacités éprouvées à organiser et à gérer plusieurs initiatives à la fois et à faciliter la mise en œuvre de projets dans les délais établis.
• Des compétences avancées en résolution de problème et en négociation permettant d’atteindre les objectifs des projets.
• La capacité à composer avec les ambiguïtés et un service qui évolue rapidement tout en fournissant une planification et une structure pour soutenir le changement et faire progresser le service de manière responsable.
• De l’expérience avec d’autres plateformes de collecte de fonds, y compris CanaDon, Benevity et Centraide est un atout.
• La capacité à hiérarchiser et à gérer plusieurs tâches à l’aide d’outils de collaboration comme Zoom et Teams.
• De l’expérience en migrations et un désir de suivre méticuleusement les meilleures pratiques du secteur sont un atout.
• Une bonne réputation en matière d’intégrité et de normes éthiques élevées.
• La volonté d’appliquer les valeurs et le code culturel d’Autisme Ontario tout en maintenant un niveau élevé de professionnalisme.

Les candidats et candidates intéressés par cet emploi doivent faire parvenir leur curriculum vitae, accompagné d’une lettre de présentation mentionnant : « Administrateur de base de données et de la collecte de fonds » à la ligne « Objet », à l’adresse courriel hr@autismontario.com avant 3 août 2022.  Nous remercions à l’avance tous ceux et celles qui manifesteront de l’intérêt pour ce poste; toutefois, nous communiquerons exclusivement avec les personnes qui seront conviées en entrevue.

En tant qu’employeur, Autisme Ontario favorise l’égalité des chances ainsi que la diversité et encourage activement les personnes qui ont un trouble du spectre de l’autisme et celles issues d’un groupe visé par l’équité en matière d’emploi à poser leur candidature. Nous examinons les dossiers de tous les candidats et candidates qualifiés pour l’emploi annoncé sans égard à la race, la couleur de la peau, la religion, le sexe, l’orientation sexuelle, la nationalité d’origine, l’âge, aux handicaps, au statut protégé d’ancien combattant ou tout autre facteur protégé par la loi.

Autisme Ontario s’engage à instaurer et préserver un milieu de travail libre d’obstacles, conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario et au Code des droits de la personne de l’Ontario. Pour ce faire, Autisme Ontario proposera des mesures d’adaptation aux personnes handicapées qui en feront la demande durant la procédure d’embauche.