Reporting to the Director of Corporate Engagement, as part of the Fund Development team, this full-time position will own the full spectrum of project management, planning and coordination of key national initiatives and events.

 

About BGC Canada (formerly Boys & Girls Clubs of Canada)

For 120+ years, BGC Canada has been creating opportunities for millions of Canadian kids and teens. As Canada’s largest child and youth serving charitable and community services organization, our Clubs open their doors to young people of all ages and their families at 736 locations nationwide. During out-of-school hours in small and large cities, and rural and Indigenous communities, our trained staff and volunteers provide programs and services that help young people realize positive outcomes in self-expression, academics, healthy living, physical activity, job readiness, mental health, social development, leadership, and more. Opportunity changes everything. Learn more at bgccan.com and follow us on social media @BGCCAN.

BGC Canada’s national team provides support to our member Clubs and leads in issues management, policy advocacy, and other critical work on behalf of Clubs. We advance the agenda for the children, youth, and families served by member Clubs through critical work in the areas of public policy, research, program development, and Club support. The national team is also responsible for building the BGC brand, fundraising, and managing public relations and communications for our cause.

About You

Our highly nimble Fund Development team operates in a fast-paced, exciting, and collaborative environment. You will play a vital role on the team, leading the project management, event planning and coordination of key national initiatives and events. You will bring experience in complex project management and a proven track record of successful event planning. Thanks to your passion for mobilizing cross-functional team members, extreme attention to detail, superior communication skills, creativity and ability to manage multiple projects concurrently, you will work effectively and collaboratively to bring BGC Canada initiatives, events and projects to life. Your   efforts will create platforms for partner engagement, raise awareness of BGC’s brand and mission, and support the team’s ability to raise critical revenue.

Passionate about collaboration and effective communication across teams and knowledgeable about all things event planning, you are an incredibly organized, detail-oriented project manager. Proactive, organized, and flexible, you can juggle multiple priorities and love nothing more than inspiring and rallying cross-functional teams towards a common goal.

Ideally, you have worked in both project management and event planning roles in the charitable sector and have a solid understanding of how to plan, track, market and execute defined initiatives, all while communicating effectively about your progress.

About the Role

As part of the Fund Development team, you will report to the Director of Corporate Engagement. You will work very closely with the team’s Corporate Engagement Managers, and cross-functionally with our Marketing and Communications and Program teams, as well with our member Clubs. You will own the full spectrum of project management, planning and coordination of key national initiatives and events including: our annual Youth of the Year program and culminating celebration ceremony; our annual Unplug to Connect national awareness day; our annual Partner Summit; golf tournaments; any event-related activity connected to our national partnerships and a defined portfolio of marketing and communications projects related to our partnerships.

Specific Responsibilities

Focused on the successful oversight, planning and execution of key national initiatives, events and projects, you will play a leading role in building BGC Canada’s presence and engaging member Clubs and our funding partners in national activities.

Specific duties include, but are not limited to:

• Help set goals and measure success of national initiatives and events and ensure organizational clarity of understanding of key deliverables, timing and budget for each.
• Successfully plan, track and execute: annual Youth of the Year program and culminating celebration ceremony; annual Partner Summit; annual Unplug to Connect national awareness day; golf tournaments; and any event-related activity connected to our national partnerships, to ensure a meaningful experience for participants (virtually, hybrid or in-person) and help BGC Canada achieve its goals of brand awareness and revenue generation.
• Coordinate and lead cross-functional status meetings connected to all events and initiatives.
• Manage all aspects of event operations and planning, including develop and execute critical paths and workback schedules, design run of show, secure speakers and/or talent, design and monitor RSVP’s and registrations, oversee venue and vendor contracts, design and create event materials, plan and run live auctions and outline and coordinate staff attendance and engagement at events.
• Track revenue and expenses of all key events and initiatives and provide regular reports of financial status.
• Work closely with the Marketing and Communications team to coordinate the promotion and marketing of all national events and initiatives.
• Work closely with Fund Development team to ensure all sponsor deliverables are accounted for and achieved as they relate to event planning.
• Coordinate post-mortems following the successful completion of events and initiatives and design and execute a post-mortem document for each.
• Provide ongoing marketing and communications and creative support to the Fund Development team including:

• • Oversee departmental video production and marketing collateral for sponsorship packages and more.
  • Develop, own and manage an annual partner communications plan and schedule.
  • Support cause marketing initiatives of our partnerships as assigned.

• Other duties as assigned.

 

Our Ideal Candidate

• Five (5) years work experience in an event planning and/or project management role.
• Exceptional project management skill set.
• Strong ability to coordinate and communicate activity across cross-functional teams and an enthusiasm for mobilizing engagement across teams.
• Exceptional written and verbal communication skills and ability to communicate key information and expectations succinctly and clearly.
• A service orientation with a genuine desire and commitment to mobilize and support your colleagues.
• High attention to detail.
• Design experience is a considered a strong asset.
• Strong interpersonal skills, a positive attitude and an ability to remain flexible in times of change.
• Some working knowledge about a federated model and/or BGC Club environment is considered an asset.
• Knowledgeable of software platforms including project management tools, Microsoft Teams, Microsoft 365, Canva, MailChimp and donor databases.
• Demonstrates BGC Canada’s Core Values (Belonging, Respect, Encouragement & Support, Working Together, and Speaking Out).
• French/English bilingualism is a strong asset.

 

Work Conditions  

• Some limited travel may be required, as well as occasional evenings/weekends.
• Ability to project manage concurrent projects simultaneously.
• The role is primarily desk-based and requires an ability to work on a computer and over the phone for long periods of time and concentrating which will require attention to detail and high levels of accuracy.

Hybrid Working Environment

It will be expected that the successful candidate works in a hybrid model out of the national office in Toronto, Ontario or full-time out of the national office. When working from home, the incumbent must have a space where they can work comfortably and focus on their tasks. BGC Canada will provide the necessary technology required to get the job done.

 

How to Apply

If you are interested in this role, based either at our Toronto office or working remotely from anywhere across Canada, we would like to hear from you. Please forward your resume and cover letter in confidence to HR@bgccan.com and include “Manager, Events & Projects: YOUR NAME” in the subject line of your e-mail.

BGC Canada is committed to providing an inclusive workplace that embraces diversity, values differences, and supports the full participation of all employees. We welcome applications from racialized persons/persons of colour, Indigenous persons, persons with disabilities, 2S & LGBTQIA+ persons, and any other persons from diverse backgrounds. We offer accommodations to applicants with disabilities throughout our hiring process, upon request.

As leaders in vaccination education, BGC Canada requires all employees to be fully vaccinated. The definition of ‘fully vaccinated’ against COVID-19 is based on the public health requirements for a vaccine passport (or similar official evidence) in the jurisdiction of the employee’s residence. The successful applicant will need to provide proof of vaccination.

We thank all applicants for their interest, however only those under consideration for the role will be contacted.

This is a full time, permanent role. The starting salary band is $65,000 to $70,000, plus excellent benefits.  Starting salaries are based on relevant experience related to the role within the salary band for this role.

Application deadline:  Thursday, March 10th, 2022 @ 5:00 p.m. Eastern Time

Gestionnaire, événements et projets
BGC Canada – Équipe du développement des ressources financières

 

Relevant de la directrice, engagement corporatif, la personne qui occupera ce poste à temps plein au sein de l’équipe de développement des ressources financières sera responsable de l’ensemble de la gestion de projet en plus d’organiser et de coordonner des initiatives et événements nationaux clés.

 

À propos de BGC Canada (anciennement Repaires jeunesse du Canada)

BGC Canada est le plus important organisme caritatif de services aux enfants, aux adolescents et aux communautés au pays. Depuis plus de 120 ans, nous créons des possibilités pour des millions d’enfants et d’adolescents au Canada. Nos Clubs ouvrent leurs portes aux jeunes de tous âges et à leurs familles dans 736 communautés d’un bout à l’autre du pays, dans les petites localités comme dans les grandes villes, en campagne et dans les communautés autochtones. En dehors des heures de classe, notre personnel et nos bénévoles qualifiés offrent des programmes et services qui aident les jeunes à parvenir à des résultats positifs. Expression de soi, éducation, mode de vie sain, activité physique, santé mentale, développement social, leadership : tout y est sous un même toit! Nous mettons les chances de leur côté. Pour en savoir plus, visitez bgccan.com/fr et suivez-nous sur les médias sociaux @BGCCanadaFR.

L’équipe nationale de BGC Canada offre du soutien aux Clubs membres, en plus de jouer un rôle prépondérant au niveau de la gestion des enjeux, la défense des politiques et de nombreuses autres activités essentielles. Nous travaillons à faire avancer les choses pour les enfants, les adolescents et les familles desservis par nos Clubs en accomplissant un travail crucial en matière de politiques publiques, de recherche, de développement de programmes, et de soutien aux Clubs. L’équipe nationale est également responsable du développement de la marque BGC, des collectes de fonds, et de la gestion des relations publiques et des communications pour notre cause.

Présentation

Notre très efficace équipe de développement des ressources financières travaille dans un environnement dynamique, passionnant et collaboratif. La personne retenue jouera un rôle essentiel au sein de l’équipe : elle dirigera la gestion de projet, la planification d’événement et la coordination d’initiatives et d’événements nationaux clés. La personne aura une expérience avérée en gestion de projets complexes et en planification d’événements réussis. Grâce à sa détermination à mobiliser les membres d’une équipe interfonctionnelle, à son grand souci du détail, à ses aptitudes de communication exceptionnelles, à sa créativité et à sa capacité à gérer simultanément plusieurs projets, elle travaillera de manière collaborative et efficace à la concrétisation des initiatives, événements et projets de BGC Canada. Son travail permettra de créer des plateformes pour la mobilisation des partenaires, de sensibiliser le public à la marque BGC et à sa mission, ainsi que d’aider l’équipe à générer des recettes essentielles.

Dotée d’une minutie et d’un sens de l’organisation hors du commun, la personne retenue sera une fervente partisane de la collaboration et de la communication efficace entre les équipes, et la planification d’événement n’aura aucun secret pour elle. Proactive, organisée et flexible, elle sera capable de jongler avec de multiples priorités et aimera plus que tout inspirer les autres et rallier des équipes interfonctionnelles vers un objectif commun.

Idéalement, la personne aura déjà occupé des postes en gestion de projet et en planification d’événement dans le secteur caritatif et aura une excellente compréhension de la manière de planifier, faire connaître et mettre en œuvre des initiatives définies, le tout en communiquant efficacement les progrès réalisés.

À propos du poste

Au sein de l’équipe de développement des ressources financières, la personne retenue relèvera de la directrice, engagement corporatif. Elle travaillera en étroite collaboration avec les gestionnaires de l’engagement corporatif de l’équipe, et de manière transversale avec nos équipes du marketing et des communications et des programmes, ainsi qu’avec nos Clubs membres. Elle sera responsable de l’ensemble de la gestion de projet en plus d’organiser et de coordonner des initiatives et événements nationaux clés, notamment : notre programme annuel Jeune leader de l’année et la cérémonie de célébration qui le conclut; notre journée annuelle de sensibilisation nationale Débranche et allume; notre Sommet des partenaires annuel; nos tournois de golf; toute activité relative à un événement lié à nos partenariats nationaux et à un portefeuille défini de projets de marketing et de communications liés à nos partenariats.

Responsabilités spécifiques

En se consacrant particulièrement à la supervision, la planification et la mise en œuvre d’initiatives, d’événements et de projets nationaux clés, la personne retenue jouera un rôle déterminant dans l’établissement de la présence de BGC Canada et dans la mobilisation des Clubs membres et de nos partenaires de financement dans le cadre d’activités nationales.

Plus précisément, les tâches comprennent les suivantes :

• Contribuer à la définition des objectifs et à la mesure du succès des initiatives et événements nationaux, et veiller à ce que toutes les personnes concernées à l’échelle de l’organisation comprennent bien les principaux résultats attendus, ainsi que les échéances et le budget pour chacun
• Assurer le succès de la planification, du suivi et de la mise en œuvre de ce qui suit : le programme annuel Jeune leader de l’année et la cérémonie de célébration qui le conclut; la journée annuelle de sensibilisation nationale Débranche et allume; les tournois de golf; et toute activité relative à un événement lié à nos partenariats nationaux, afin d’offrir aux membres une expérience significative (qu’elle soit virtuelle, hybride ou en personne) et d’aider BGC Canada à atteindre ses objectifs en matière de notoriété de la marque et de génération de revenus
• Coordonner et diriger des réunions interfonctionnelles sur l’état de l’ensemble des projets et des initiatives
• Gérer tous les aspects de la planification et du bon déroulement des événements, notamment l’élaboration et la mise en œuvre des chemins critiques et des comptes à rebours, la conception de l’horaire détaillé de déroulement, la recherche de conférenciers ou de talents, la conception et le suivi des confirmations de présence et des inscriptions, la supervision des contrats avec les salles et les fournisseurs, la conception et la création de matériel pour les événements, la planification et la réalisation de ventes aux enchères en direct, ainsi que l’organisation et la coordination de la présence et de la participation du personnel aux événements
• Faire le suivi des recettes et des dépenses de tous les événements et initiatives clés, et fournir régulièrement des rapports sur la situation financière
• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe du marketing et des communications pour coordonner la promotion et le marketing de l’ensemble des initiatives et événements nationaux
• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe de développement des ressources financières pour veiller à ce que tous les résultats attendus par les commanditaires soient pris en compte et réalisés dans le cadre de la planification d’événement
• Coordonner les bilans une fois les initiatives et événements achevés avec succès, et concevoir et mettre en œuvre un document de bilan pour chacun d’entre eux
• Fournir à l’équipe de développement des ressources financières un soutien continu en matière de marketing, de communications et de création :

• • Superviser la production de vidéos et de matériel de marketing du département, notamment pour les trousses à l’intention des commanditaires
  • Mettre au point, diriger et gérer un plan et un calendrier annuels de communication avec les partenaires
  • Soutenir au besoin les initiatives de marketing social de nos partenaires

• Effectuer d’autres tâches selon les besoins

 

La personne idéale pour le poste

• Cinq (5) ans d’expérience professionnelle en planification d’événement ou en gestion de projet
• Compétences exceptionnelles en gestion de projet
• Excellente capacité à coordonner et à communiquer les activités aux équipes interfonctionnelles, et enthousiasme à l’idée de mobiliser des équipes
• Aptitudes exceptionnelles en communication écrite et verbale, et capacité à communiquer les attentes et les renseignements les plus importants de manière claire et succincte
• Souci d’offrir un bon service, volonté et détermination véritables à mobiliser et à appuyer ses collègues
• Grande attention portée aux détails
• Expérience dans le domaine de la conception (un atout important)
• Solides compétences interpersonnelles, attitude positive et capacité à faire preuve de flexibilité en période de changement
• Bonne connaissance d’un modèle fédéré ou de l’environnement des Clubs BGC (un atout)
• Connaissance des plateformes logicielles et outils de gestion de projet suivants : Microsoft Teams, Microsoft 365, Canva, MailChimp et bases de données des donateurs
• Démonstration des valeurs fondamentales de BGC Canada (sentiment d’appartenance, respect, encouragement et soutien, collaboration et expression)
• Le bilinguisme (français et anglais) constitue un atout important

Conditions de travail 

• Certains déplacements limités peuvent être requis, et la personne peut devoir occasionnellement travailler le soir ou la fin de semaine
• La personne doit être capable de gérer simultanément plusieurs projets
• Le travail lié à ce poste s’effectue majoritairement à partir d’un bureau, et la personne doit donc pouvoir travailler à l’ordinateur et au téléphone pendant de longues périodes de temps en se concentrant pleinement sur son travail, qui nécessitera un grand souci du détail et beaucoup de précision

Environnement de travail hybride

Il sera attendu que la personne retenue travaille à partir de notre bureau national à North York, en Ontario, et ce, selon un modèle hybride ou à temps plein. Pour faire du télétravail, la personne doit disposer d’un espace à domicile où elle peut s’installer confortablement et se concentrer sur ses tâches. BGC Canada fournira la technologie nécessaire à la réalisation de ce travail.

 

Comment postuler

Si ce poste vous intéresse, soit pour travailler à notre bureau de Toronto ou à distance depuis n’importe où au Canada, nous aimerions en savoir un peu plus à votre sujet. Veuillez nous faire parvenir votre CV et une lettre de motivation (rédigés en anglais) en toute confidentialité à l’adresse hr@bgccan.com en indiquant « Manager, Events & Projects : VOTRE NOM » dans l’objet de votre courriel.

BGC Canada s’engage à offrir un milieu de travail inclusif qui accueille la diversité, valorise les différences et soutient la pleine participation de tous les membres du personnel. Nous accueillons les candidatures de personnes racisées, de personnes de couleur, de personnes autochtones, de personnes en situation de handicap, de personnes 2SLGBTQIA+ et de toute autre personne. Sur demande, tout au long du processus d’embauche, nous offrons les accommodements nécessaires aux personnes en situation de handicap qui posent leur candidature.

En tant que chef de file de la sensibilisation à la vaccination, BGC Canada exige que chaque membre de son personnel ait reçu une vaccination complète contre la COVID-19. La définition d’une « vaccination complète » contre la COVID-19 est fondée sur les exigences de santé publique pour un passeport vaccinal (ou autre preuve de vaccination officielle) dans la région où demeurent les membres du personnel. La personne retenue devra fournir une preuve de vaccination.

Nous remercions toutes les candidates et tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature a été retenue.

Il s’agit d’un poste permanent à temps plein. La fourchette salariale à l’embauche est de 65 000 $ à 70 000 $, plus les excellents avantages sociaux.  Les salaires de départ sont basés sur l’expérience pertinente liée au poste, et ce, dans la fourchette salariale correspondant à ce poste.

Date limite pour poser sa candidature :  Le jeudi 10 mars 2022 à 17 h (heure de l’Est)